無料グループウェアから始まるSaaS型営業支援SFA/顧客管理CRM

Webをもっと使いやすく身近にするため、Webでできることを常に追求しているウェビリティー。Webサイト/ECサイトの企画・制作を各クライアントに合わせ、ディレクションから運用まで一貫してサポートしているだけでなく、非接触ICの技術を応用しデジタルとアナログの融合を推進、なくてはならい物を作り上げ、より良いサービスの提供を目指している。

導入担当者でもあり、代表取締役でもある藤本氏は、社内で使用するグループウェアを検討しているなかで、PCの遊休能力を利用するグリッド技術や、それによりグループウェアが無料で利用可能になるというビジネスモデルを持つ「GRIDY」へ強く興味を持ったという。また、自社と協力会社間で情報共有ができ業務の効率化が図れること、セキュリティ面で安心して運用できること、見やすいインターフェイスであることが、GRIDY導入決定の大きな要因とのことである。

当初、無料版も考えていたようだが「ソフトのインストール不要」「1GB利用で月額2000円（法人）」であることから有料版導入を決定した。GRIDYが初めて使うグループウェアであったが、現在は上手く運用軌道に乗せており、効果を確実に上げているようである。

Q.よく利用する機能は？
A. 一番必要としている機能は、『プロジェクト管理』です。
まだベンチャーで人数も少ないですが、技術部と営業部をつなぐ重要なツールです。“プロジェクト”と呼ばれる大きな案件にしてもそうですが、修正変更などの小さな作業指示も『プロジェクト管理』で行っています。営業部が受注した仕事のほとんどは『プロジェクト管理』を利用して指示を出し管理していくので、ログインしたら必ず一通り確認をさせるようにしています。また、作業ペースや進行状況も％で表示できるので、毎日の日報変わりにもなっていますね。具体的には、作業を発注した営業担当者が、最終確認をし“100％”にして作業完了という使い方をしています。その際、作業者は完了の最高を“99％”とし、発注者が最終確認をしています。最後に、私（権限者）が“100％”になっている作業をチェックし、一覧から削除するようにしています。もちろん、内容によってはその都度、確認しています。進捗を100％にすることで、プロジェクト一覧表示から一時的に見えなくなるため、作業中のものと完了しているものの区別が把握しやすいですね。基本的にはそれぞれ連絡はしませんし、具体的にミーティングが必要な作業に関しても振り分けられるようになり、結果的にミスもなくなり、効率も上がっています。いつも『プロジェクト管理』には、タスクがぎっしりですよ。

また、『スケジュール』では、出勤情報なども記入することで、スケジュールを開けばほぼ出勤状態が把握できるようにしています。例えば土曜休日の社員がいる場合は、”土曜9時に休日”と参加メンバーに私（権限者）も入れてもらい、登録をしておきます。そうすると、30分前に携帯にアラームが届くので、出勤状況の確認ができます。直行の場合も同じくアラームが届くので、それぞれのスケジュールをその時間に再確認でき、無駄な電話連絡もなくなりました。出社・退社時のスケジュールが把握できるので活用できています。

『電話メモ』についても利用している機能の一つです。外出先でもすぐに確認ができるし、履歴を残しておくこともできるので、折り返しの連絡を忘れることなく徹底できるようになりました。