無料グループウェアから始まるSaaS型営業支援SFA/顧客管理CRM

埼玉県大宮を拠点として全国に印刷・コピーサービス・製本・データ出力等を提供するビジネスコンビ二「プロプリント」。
インターネットWebサイトとリアル店舗の特徴を活かし、小部数・特急対応での対応から大型・大量のコピー、印刷サービスを展開している。同社はグループウエアの導入を計画しており、様々なトライアルユースを積極的に行っていたが、導入コスト、使いやすさ、業務との整合性など、費用対効果が見込めず、理想的なグループウェアを探していた。

代表取締役の山崎氏は10年ほど前にも有料グループウェアを導入したことがあり、システム導入、運用の難しさと利便性の双方を知る経営者である。また管理本部長の高橋氏（導入担当者）は前職にてノーツの導入に携わった経験も持つ。その中で、山崎氏が興味を持ちGRIDYのトライアルユースを高橋氏に持ちかけた。

1日にかなりの顧客を相手に案件の受注をする業務の中で、特に必要としていたのは、情報の交通整理と確実な共有。カウンター対応、電話、メール、webで来る受注に対してすべてのスタッフが同じ情報を持つ必要性があり、これらを効率よく正確に処理するためのツールとしてGRIDYの機能が試された。

Q.実際の運用で活用されている、もしくは便利な機能を教えてください。
A. 『レポート機能』です。今までは共有する報告・連絡・相談をメールで全員にCCで送ったり、添付ファイルをつけたり、ある人は紙だったりと実に様々で煩雑化していました。報告の統一を図るだけでなく、確認・未確認ステータスを把握できるこの機能はとても活用できます。社長も大変喜んでいます。

『ワークフロー機能』に関して簡単な申請書はすぐにGRIDYに移行できました。フォーマットは手書き感覚で、作成も楽にできました。申請を出す際の手間（時間）が省略できているのに、情報の共有はできている。目に見えて効果があります。

『トピック機能』もみんなで見られる掲示板なので、言いにくいこともどんどん書き込めています。全員で意見を出し合えるのがいいところです。また、各自の仕事の作業進捗もトピック別に書き込んでいくようにしているので、誰がどの作業をどの程度しているのか、簡単に情報を把握することができています。

Q.GRIDY運用にあたって、利活用効果を高めるために社内で行ったことはありますか？
A.運用にあたり、社内独自の業務ルールをベースに運用を開始しました。いわゆる、システムに振り回されない「自前のルール作り」です。とてもシンプルなルールですがこのルールを策定したことで効果的なGRIDYの運用を可能にできました。

 ・誰かが言ったこと（書いたこと）は放置しない。
 ・書かれたことは必ず目を通す。つまり、共有すべき情報は必ず機能内に集約・蓄積されている。（見ない人が悪い）
 ・利用要綱の作成。機能と業務を紐づけていくために利用要綱を実務業務ベースで作成。システムに引っ張られない、システムを実業務に引っ張る。
 ・メッセージ機能や、勤怠管理等、社員が入りやすい機能から運用を徐々にスタートしていく。
 ・情報の有効性は情報発信者の判断に委ねる。いわゆる情報の賞味期限の決定で、常に新鮮で有効的な情報となるように。

といったことです。