無料グループウェアから始まるSaaS型営業支援SFA/顧客管理CRM

障碍がある無しに関わらず、社会人として普通に暮らせる社会（ノーマライゼーション）の実現を基本理念に掲げ、様々な活動を行っている社会福祉法人かたるべ会。障碍のある人が普通に暮らせる社会を目指すのではなく、障碍があってもなくても関係のない社会を目指す支援を行っており、生活支援・雇用支援・余暇に関する事業など、障碍者を表面的だけでなく人の内面からも深くサポートしている。

同社は、職員数30名ではあるが、10事業所という複数の拠点を持っており、以前はメールのみで情報をやりとりをしていたのだが、情報共有が煩雑になりメール件数が増えてしまうことを懸念していたようである。その懸念を払拭する為、事業所間の情報伝達をする際のツールとしてグループウェアを探し始めたという。

Webで検索をしていたところ、いくつか候補が挙がった中の一つとしてGRIDYがあり、有料グループウェアを検討していた時期もあったが、コスト面や技術面において運用が少し難しいと感じた為、SaaS型であり無料でもあるGRIDYをまずは試用することとなった。GRIDY導入当初は1人1台のPCの用意がなかったという同社だが、ランニングコスト等を考えると他社の有料グループウェアを導入するより、1人1台のPCを購入する事の方がよりコスト面でも抑えられると考えた末、本格導入へと踏み切るに至った。

Q.よく利用する機能は？
A.『メッセージ』です。以前は、Webメールで連絡を取ることがほとんどでした。しかし、メッセージ機能に移行したことで、全てメールで行っていた情報がさらに分かりやすくなり、整理することができました。また、掲示板のように表示される所も見やすくて使いやすいですね。弊社は、若い職員が多いのでとても親しみやすく重宝しています。

また『ファイル』機能を利用することで、書類やデータの一括管理がとても楽になりました。ファイル名の付け方など運用を工夫することで、より使いやすくなりました。

さらに、確実に伝えたいことがある場合は『レポート』を利用、全体で共有したいことがある場合は『トピック』を利用しています。用途によって意図的に機能を使い分けることにより、より情報の整理がなされ、伝達もしやすくなったと思います。

Q.今後利用したい機能はありますか？
A.『ワークフロー』です。申請関係を今後ワークフローを活用して行っていきたいと思っています。オンラインで決裁が可能なようなので、時間や手間の短縮にもつながりそうですね。また、今はまだ利用していませんが『備品管理』についても今後時期を見て導入していければいいですね。